Produtividade Ninja trabalhando com E-mails

Quanto tempo você gasta por dia lendo e respondendo e-mails? Uma, duas, três horas ou metade do dia? E pior, quando você chega em casa fica com a cabeça quente pensando nos e-mails que ainda não respondeu e vai para o computador novamente?

Calma! A grande maioria das pessoas também sofre diariamente com essa tarefa, porém o que elas não sabem é que existem técnicas simples que aumentam muito a produtividade e principalmente liberam seu precioso tempo na frente do computador.

Por isso, quero dar uma dica que eu mesmo uso na minha empresa e que funciona muito bem.

Aprenda a Técnica Inbox Zero (Zero e-mails na caixa de entrada)
Essa técnica é usada por pessoas do mundo inteiro e foi criada por um cara chamado Merlin Mann.

O que você precisa fazer é manter sua caixa de entrada próxima do Zero. Ou seja, enquanto existirem e-mails na sua caixa de entrada você vai precisar resolvê-los. Ou você apaga, ou deleta ou arquiva.

– Respostas Curtas e Objetivas:
Se você recebe e-mails muito longos, não significa que precisa dar uma resposta do mesmo tamanho. Seja direto e procure resolver os assuntos em poucas linhas ou palavras. O seu tempo é precioso demais e precisa ser gasto em tarefas mais importantes como fazer seu negócio crescer ou em qualquer outra atividade que crie mais valor para sua empresa.

– Delete, Responda ou Arquive:
Não acumule lixo e apague e-mails que não são importantes. (sem medo!) Seja sincero com você mesmo na hora de ver cada e-mail e decida: “Respondo, deleto ou arquivo? Apagar os e-mails é fundamental nessa técnica, pois em pouco tempo você acumula milhares de mensagens inúteis e que só vão atrapalhar na hora que precisar pesquisar por um e-mail realmente importante. Na hora de arquivar, crie pastas como: “Financeiro, Fornecedores, Clientes, Pedidos, Assuntos Pessoais, etc.” Assim, basta arrastar manualmente cada e-mail já resolvido para sua devida pasta e pronto. (Não crie regras automáticas)

– Textos de Respostas Prontas:
Seja para fornecedores ou para clientes, sempre existe algum assunto que acaba tendo a mesma resposta para todos. Para isso, escreva antes um modelo de e-mail e deixe salvo como padrão. Assim, você simplesmente pode copiar e colar o texto e mandar a mensagem rapidamente.

Pode levar algum tempo para se acostumar com a ideia, mas a técnica Inbox Zero faz um verdadeiro milagre pela sua produtividade.

Gostou? Então compartilha com aquele amigo que você sabe que também fica perdido com e-mails.